In der Reinigung, im Sicherheitsdienst, in der Instandhaltung oder im Hotelgewerbe ist das Wissen, wer wann wo vor Ort war, die Grundlage des Vertrauens zwischen Dienstleister und Kunde. Doch Papierlisten, herkömmliche QR-Codes und das GPS des Smartphones lassen sich leicht umgehen, manchmal ohne dass es jemand merkt.

Gegen Arbeitszeitbetrug beim Stempeln gibt es keine Wunderlösung. Ein verlässlicher Anwesenheitsnachweis entsteht, indem Sie für jeden Standort die passenden Schutzebenen kombinieren, je nach Risiko. Dieser Leitfaden zeigt die häufigsten Wege, eine Zeiterfassung zu umgehen, und die Maßnahmen, mit denen Sie jede Lücke schließen.

Was ist ein Anwesenheitsnachweis?

Ein Anwesenheitsnachweis ist ein zeitgestempelter, überprüfbarer Datensatz, der belegt, dass eine bestimmte Person zu einer bestimmten Zeit physisch an einem bestimmten Ort war. Damit er etwas wert ist, muss es unmöglich (oder zumindest sehr schwer) sein, einen gültigen Eintrag zu erzeugen, ohne tatsächlich vor Ort zu sein.

Er ist die Grundlage für den Leistungsnachweis in der Gebäudereinigung, für Kontrollgänge im Sicherheitsdienst und für eine zuverlässige Anwesenheitskontrolle bei allen Teams, die an mehreren Standorten arbeiten, von Reinigungskräften bis zum Hauspersonal.

5 typische Formen von Arbeitszeitbetrug beim Stempeln

• Ein Foto des QR-Codes teilen: Ein gedruckter QR-Code ändert sich nie. Ein einmal aufgenommenes Foto funktioniert also von überall und jederzeit.
• Für Kollegen stempeln (auch Buddy Punching genannt): Badge, PIN-Code oder Smartphone eines Kollegen nutzen, um dessen Ankunft zu erfassen.
• Jetzt scannen, später absenden: einen gültigen Code vor Ort scannen und das Formular erst später absenden, um ein paar Minuten zu gewinnen.
• Code in Echtzeit weitergeben: An Standorten mit mehreren Mitarbeitenden schickt ein anwesender Kollege ein aktuelles Foto des Codes an jemanden, der nicht vor Ort ist. Das ist selten und erfordert Absprache, kommt aber vor.
• Papierlisten nachträglich ausfüllen: die klassische Unterschrift am Schichtende für einen Rundgang, der nie stattgefunden hat.

Ebene 1: physische Anwesenheit zur Pflicht machen

Die erste Ebene besteht darin, jede Erfassung an ein Gerät zu binden, das an einem festen Ort installiert ist. So entsteht ein gültiger Eintrag nur direkt davor.

TaqtOne: NFC-Badge an einem fest installierten Gerät

TaqtOne ist ein kabelloses Gerät, das in wenigen Minuten an der Wand befestigt ist. Die Mitarbeitenden halten ihren NFC-Badge daran, um ihre Anwesenheit zu erfassen, namentlich oder anonym. Es läuft mit Batterien (2 bis 8 Jahre je nach Nutzung) und verfügt über eine eigene stromsparende Mobilfunkverbindung: kein WLAN, keine Kabel, kein Smartphone für die Mitarbeitenden. Das Display zeigt die letzten Erfassungen an, was auch die Nutzer des Gebäudes beruhigt.

SafeQod: ein QR-Code, der sich selbst erneuert

SafeQod ist ein batteriebetriebenes Gerät mit E-Paper-Display. Es zeigt einen QR-Code, der sich standardmäßig alle 10 Minuten erneuert; bei größeren Projekten lässt sich das Intervall anpassen. Die Mitarbeitenden scannen ihn mit der Kamera ihres eigenen Smartphones, ohne App, und die Plattform Ubiqod prüft, ob der Code zum Zeitpunkt des Scans noch gültig ist. Ein früher aufgenommenes oder von zu Hause geschicktes Foto funktioniert schlicht nicht. SafeQod ist wasserdicht und kann daher auch im Freien eingesetzt werden. Unter 5 °C pausiert das E-Paper-Display, bis die Temperatur wieder steigt.

Ebene 2: die Lücken der Smartphone-Erfassung schließen

Ist die Anwesenheit an ein Gerät gebunden, schließen einige Einstellungen in Ubiqod die häufigsten Schlupflöcher der Erfassung per Smartphone.

• Zeitlimit zwischen Scan und Absenden: Sie legen fest, wie viele Minuten die Nutzer nach dem Scan des SafeQod haben, um ihr Formular abzusenden. Danach ist das Formular ungültig. Beim Eintreffen scannen und eine Stunde später bestätigen ist damit vorbei. So aktivieren Sie es (auf Englisch).
• Smartphone-Zuordnung: Das Smartphone jedes Mitarbeitenden wird mit seiner Identität verknüpft. Wer für einen anderen stempeln will, braucht dessen privates Telefon, das sich weit weniger leicht weitergeben lässt als ein Badge oder ein Code. (Deaktivieren Sie diese Option, wenn sich mehrere Personen ein Telefon teilen.) Mehr erfahren (auf Englisch).
• PIN-Codes und persönliche QR-Badges: Die Mitarbeitenden identifizieren sich mit einem persönlichen Code oder ihrem eigenen QR-Badge, was die Erfassung zusätzlich beschleunigt.

Ebene 3: Standorte mit hohem Risiko absichern

An Standorten, an denen viele Mitarbeitende gleichzeitig arbeiten oder der Anwesenheitsnachweis vertraglich viel Gewicht hat, können Sie weitere Ebenen hinzufügen.

• Zufälliges Foto der Umgebung: In zufälligen Abständen fordert das Formular ein Foto der Umgebung an. Wer nicht vor Ort ist, kann es nicht liefern. Fotos der Mitarbeitenden selbst sind ebenfalls möglich, unterliegen als personenbezogene Daten aber der DSGVO und strengen Regeln: Prüfen Sie diese vorher.
• Geofencing als Ergänzung: Das Formular prüft mit Zustimmung des Nutzers, ob sich das Smartphone in einem festgelegten Radius um den Standort befindet. GPS unterscheidet keine Stockwerke, lässt sich per App manipulieren und wirft Datenschutzfragen auf. Es sollte daher nie der einzige Nachweis sein.
• Kiosk-Modus: Ein Android-Smartphone wird zum Stempelterminal, an der Wand befestigt oder in der Hand einer Aufsichtsperson (etwa einer Sicherheitskraft oder einer Hausdame im Hotel), die den persönlichen QR-Badge jedes Mitarbeitenden scannt. Er funktioniert auch über WLAN, wo das Mobilfunknetz für ein TaqtOne zu schwach ist.

Ebene 4: aus Erfassungen verwertbare Nachweise machen

Ein Anwesenheitsnachweis nützt nur, wenn Sie ihn abrufen, mit Kunden teilen und darauf reagieren können.

• Daten in Echtzeit: Jede Erfassung ist zeitgestempelt und in View, dem Visualisierungsmodul von Ubiqod, sichtbar oder wird direkt an Ihre Tools gesendet (Google Sheets, monday.com, Zapier, Make, Power Automate).
• Nur vertrauenswürdige Daten: Mit Connector-Filtern leiten Sie nur Erfassungen weiter, die durch einen bekannten Badge oder Code bestätigt sind.
• Alarme, Berichte und Abrechnung: Ubiqod verbindet sich mit den Lösungen unserer Partner, um bei verpassten Rundgängen zu alarmieren, Kundenberichte zu erstellen oder Lohn- und Rechnungsstellung zu speisen.

Welche Schutzebene für welchen Standort?

• Standort mit einer Person (Büro, kleines Geschäft): SafeQod mit Zeitlimit, oder TaqtOne, wenn die Mitarbeitenden ihr eigenes Smartphone nicht nutzen.
• Standort mit mehreren Personen (Flughafen, Krankenhaus, Einkaufszentrum): TaqtOne mit namentlichen Badges, oder SafeQod kombiniert mit Smartphone-Zuordnung und zufälligen Umgebungsfotos.
• Außenbereich oder raue Umgebung: SafeQod, wasserdicht (unter 5 °C pausiert das Display, bis es wärmer wird). Alternativ gibt es NFC-Tags, die per Smartphone gelesen werden.
• Hotels und beaufsichtigte Teams: Kiosk-Modus, bei dem eine Aufsichtsperson den Badge jedes Mitarbeitenden scannt.
• Hohe vertragliche Anforderungen: mehrere Ebenen kombinieren und nur authentifizierte Erfassungen an Ihre Tools senden.

Häufige Fragen

Reicht ein herkömmlicher QR-Code als Anwesenheitsnachweis?

Nein. Ein gedruckter QR-Code ändert sich nie, ein Foto davon funktioniert also überall. Ein rotierender QR-Code wie SafeQod macht in Kombination mit einem Zeitlimit Erfassungen aus der Ferne wirkungslos. Mehr über sichere QR-Codes.

Ist GPS ein zuverlässiger Anwesenheitsnachweis?

Allein nicht: Es ist in Gebäuden ungenau, unterscheidet keine Stockwerke und wirft Datenschutzfragen auf. Als Ergänzung (Geofencing) kann es nützlich sein, doch ein fest installiertes Gerät bleibt der zuverlässigste Nachweis.

Können meine Mitarbeitenden ohne Smartphone stempeln?

Ja. Mit TaqtOne genügt ein NFC-Badge. Im Kiosk-Modus reicht ein einziges Smartphone, an der Wand befestigt oder in der Hand einer Aufsichtsperson, für das ganze Team.

Darf ich Mitarbeitende beim Stempeln fotografieren?

Fotos von Mitarbeitenden sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Fotos der Umgebung sind eine gute Alternative: Sie belegen die Anwesenheit vor Ort, ohne die Person zu identifizieren. Prüfen Sie stets die für Sie geltenden Datenschutzregeln.

Wohin gehen die Erfassungsdaten?

Zu Ubiqod, wo Sie sie einsehen und exportieren können, und über native Connectoren oder die Lösungen unserer Partner in die Tools Ihrer Wahl.

Ein zuverlässiger Anwesenheitsnachweis schützt alle: Kunden erhalten klare Belege für die geleistete Arbeit, Führungskräfte müssen keinen Informationen mehr hinterherlaufen, und ehrliche Mitarbeitende müssen sich nicht mehr rechtfertigen.