En limpieza, seguridad, mantenimiento u hostelería, saber quién estuvo en el centro, dónde y cuándo es la base de la confianza entre una empresa de servicios y su cliente. Sin embargo, las hojas de firmas en papel, los códigos QR estándar y el GPS del móvil son fáciles de burlar, a veces sin que nadie se dé cuenta.

No existe una solución mágica contra el fraude en el fichaje. Una prueba de presencia fiable se consigue sumando las capas de protección adecuadas para cada centro, según su nivel de riesgo. Esta guía repasa las formas más habituales de burlar un sistema de fichaje y las medidas disponibles para cerrar cada brecha.

¿Qué es una prueba de presencia?

Una prueba de presencia es un registro fechado y verificable que demuestra que una persona concreta estuvo físicamente en un lugar concreto a una hora concreta. Para que tenga valor, debe ser imposible (o al menos muy difícil) crear un registro válido sin estar realmente en el puesto.

Es la base del control de presencia en las empresas de limpieza, de los partes de ronda en seguridad y de un registro horario fiable para cualquier equipo que trabaje en varios centros. En España, además, el Gobierno prepara la obligación del fichaje digital, lo que hace aún más importante que cada registro sea fiable.

5 formas habituales de burlar un sistema de fichaje

• Compartir una foto del código QR: un código QR impreso nunca cambia, así que una foto tomada una vez sirve desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Fichar por un compañero: usar la tarjeta, el código PIN o el móvil de un compañero para registrar su llegada.
• Escanear ahora y enviar más tarde: escanear un código válido en el centro y esperar antes de enviar el formulario de fichaje para ganar unos minutos.
• Compartir el código en tiempo real: en centros donde trabajan varias personas a la vez, un compañero presente envía una foto reciente del código a alguien que no está. Es poco frecuente y exige coordinación, pero ocurre.
• Rellenar la hoja de firmas a posteriori: la clásica firma al final de la jornada por una ronda que nunca se hizo.

Nivel 1: hacer obligatoria la presencia física

La primera capa consiste en vincular cada fichaje a un dispositivo instalado en un lugar preciso, de modo que solo se pueda crear un registro válido delante de él.

TaqtOne: una tarjeta NFC en un dispositivo fijo

TaqtOne es un dispositivo inalámbrico que se fija a la pared en pocos minutos. Los operarios acercan su tarjeta NFC para registrar su paso, de forma nominativa o anónima. Funciona con pilas (de 2 a 8 años según el uso) y tiene su propia conectividad móvil de bajo consumo: sin wifi, sin cables y sin necesidad de smartphone para el operario. Su pantalla muestra los últimos pasos, lo que también tranquiliza a los usuarios del edificio.

SafeQod: un código QR que se renueva solo

SafeQod es un dispositivo con pilas y pantalla de tinta electrónica que muestra un código QR que se renueva cada 10 minutos por defecto, un intervalo que puede ajustarse en despliegues de gran volumen. Los operarios lo escanean con la cámara de su propio móvil, sin instalar ninguna aplicación, y la plataforma Ubiqod comprueba que el código sigue siendo válido en el momento del escaneo. Una foto tomada antes, o enviada desde casa, simplemente no funciona. SafeQod es estanco, por lo que también puede instalarse en exterior. Por debajo de 5 °C, su pantalla de tinta electrónica se queda en pausa hasta que la temperatura vuelve a subir.

Nivel 2: cerrar las brechas del fichaje con el móvil

Una vez vinculada la presencia a un dispositivo, algunos ajustes en Ubiqod cierran los trucos más habituales del fichaje con el móvil.

• Tiempo límite entre el escaneo y el envío: puedes definir cuántos minutos tiene el usuario para enviar su formulario de fichaje después de escanear el SafeQod. Pasado ese tiempo, el formulario deja de ser válido. Se acabó escanear al llegar y validar una hora después. Cómo activarlo (en inglés).
• Asociación del smartphone: el móvil de cada operario queda vinculado a su identidad. Fichar por otra persona exige entonces su teléfono personal, mucho menos transferible que una tarjeta o un código. (Desactiva esta opción si varias personas comparten un mismo teléfono.) Más información (en inglés).
• Códigos PIN y tarjetas QR personales: los operarios se identifican con un código personal o escaneando su propia tarjeta QR, lo que además agiliza el registro.

Nivel 3: reforzar los centros de alto riesgo

En centros con muchos operarios trabajando a la vez, o donde la prueba de presencia tiene un peso contractual importante, puedes añadir más capas.

• Foto aleatoria del entorno: a intervalos aleatorios, el formulario de fichaje pide al operario una foto de su entorno. Quien no está en el centro no puede aportarla. También es posible fotografiar a los propios empleados, pero se trata de un dato personal sujeto al RGPD y a reglas estrictas: compruébalas antes.
• Geocerca, como complemento: el formulario comprueba que el smartphone está dentro de un radio definido alrededor del centro, con el consentimiento del usuario. El GPS no distingue plantas, puede falsearse con aplicaciones y plantea cuestiones de privacidad, por lo que nunca debe ser la única prueba.
• Modo quiosco: un smartphone Android se convierte en terminal de fichaje, fijado a la pared o en manos de un responsable (un vigilante o una gobernanta de hotel, por ejemplo) que escanea la tarjeta QR personal de cada empleado. También funciona con wifi, allí donde la cobertura móvil es demasiado débil para un TaqtOne.

Nivel 4: convertir los fichajes en pruebas útiles

Una prueba de presencia solo sirve si puedes consultarla, compartirla con tus clientes y actuar en consecuencia.

• Datos en tiempo real: cada fichaje queda fechado y visible en View, el módulo de visualización de Ubiqod, o se envía directamente a tus herramientas (Google Sheets, monday.com, Zapier, Make, Power Automate).
• Solo datos fiables: los filtros de los conectores permiten enviar únicamente los fichajes confirmados por una tarjeta o un código reconocido.
• Alertas, informes y facturación: Ubiqod se conecta con las soluciones de nuestros partners para lanzar alertas por rondas no realizadas, elaborar informes para clientes o alimentar la nómina y la facturación.

¿Qué nivel de protección para cada centro?

• Centro con un solo operario (oficina, pequeño comercio): SafeQod con tiempo límite de validación, o TaqtOne si los operarios no usan su propio móvil.
• Centro con varios operarios (aeropuerto, hospital, centro comercial): TaqtOne con tarjetas nominativas, o SafeQod combinado con la asociación del smartphone y fotos aleatorias del entorno.
• Exterior o entorno exigente: SafeQod, que es estanco (por debajo de 5 °C, su pantalla se queda en pausa hasta que sube la temperatura). Las etiquetas NFC leídas con el smartphone son otra alternativa.
• Hoteles y equipos supervisados: modo quiosco, con un responsable que escanea la tarjeta de cada empleado.
• Alto riesgo contractual: combina varias capas y envía a tus herramientas solo los fichajes autenticados.

Preguntas frecuentes

¿Basta un código QR estándar como prueba de presencia?

No. Un código QR impreso nunca cambia, así que una foto sirve desde cualquier lugar. Un código QR rotativo como SafeQod, combinado con un tiempo límite de validación, hace inútiles los fichajes a distancia. Más sobre los códigos QR seguros.

¿Es fiable el GPS como prueba de presencia?

Por sí solo, no: es impreciso en interiores, no distingue plantas y plantea cuestiones de privacidad. Puede ser un complemento útil (geocerca), pero un dispositivo fijo sigue siendo la prueba más fiable.

¿Y si un empleado no quiere fichar con su móvil personal?

Es una pregunta habitual. Hay dos alternativas que no dependen del teléfono del empleado: TaqtOne, con el que basta una tarjeta NFC, y el modo quiosco, con un único smartphone fijado a la pared o en manos de un responsable.

¿Puedo fotografiar a los empleados cuando fichan?

La foto de un empleado es un dato personal sujeto al RGPD. Las fotos del entorno son una buena alternativa: demuestran la presencia en el centro sin identificar a la persona. Comprueba siempre las normas de protección de datos que se te aplican.

¿Adónde van los datos de fichaje?

A Ubiqod, donde puedes consultarlos y exportarlos, y a las herramientas que elijas mediante conectores nativos o las soluciones de nuestros partners.

Una prueba de presencia fiable protege a todos: los clientes tienen pruebas claras del trabajo realizado, los responsables dejan de perseguir información y los operarios honrados ya no tienen que justificarse.