Cuando tu personal trabaja en las instalaciones de tus clientes, saber quién estuvo en cada puesto, y cuándo, no es solo una cuestión de nóminas: es lo que facturas y lo que tu cliente espera poder comprobar. Esta guía repasa los sistemas de control de presencia que funcionan fuera de la oficina.

Qué es el control de presencia

El control de presencia es el sistema con el que una empresa comprueba que una persona está en su puesto de trabajo: quién, dónde y a qué hora. Se confunde a menudo con dos términos vecinos:

• Control horario o registro de jornada: el registro de la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador.
• Control de accesos: quién puede entrar en un edificio o en una zona.

En la práctica, el fichaje sirve para las dos cosas: registra la jornada y demuestra la presencia. La diferencia aparece cuando el puesto no está en tu empresa, sino en la de tu cliente.

Por qué es distinto en limpieza, seguridad y mantenimiento

Casi todos los sistemas del mercado están pensados para una oficina o una fábrica: un terminal en la entrada, enchufado y conectado a la red de la empresa. Con personal repartido por los centros de tus clientes, ese modelo se queda corto:

• decenas de centros de trabajo, a veces con pocas horas a la semana en cada uno;
• ningún enchufe disponible donde lo necesitas, ni acceso a la red del cliente;
• nadie de tu empresa en el centro para ver quién llega y a qué hora;
• horas que se facturan al cliente: un fichaje falso acaba en una factura.

Qué dice la norma hoy

En España, el registro diario de jornada es obligatorio desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). A 12 de noviembre de 2026, el real decreto que haría obligatorio el registro en formato digital sigue sin aprobarse y sin publicarse en el BOE. Seguimos su estado en Fichaje digital obligatorio en España.

Esta guía no es asesoramiento jurídico: para tu caso, consulta el texto oficial o a tu asesor laboral.

Sistemas de control de presencia: ventajas y límites

Terminal fijo de fichaje

Funciona bien en tus propias instalaciones. En el centro de un cliente necesita corriente, red y, a menudo, una obra: difícil de justificar para unas horas de servicio.

Aplicación móvil con GPS

Es la opción más extendida, pero la ubicación de un teléfono se puede falsear y no distingue una planta de otra dentro del mismo edificio. Por sí sola, no demuestra la presencia.

Código QR impreso

Barato y sencillo, con un fallo conocido: basta una foto del código para fichar desde casa o para que lo haga un compañero. Lo explicamos en por qué necesitas códigos QR seguros para fichar.

Terminal inalámbrico con tarjeta NFC

TaqtOne Time se fija a la pared con adhesivo, sin herramientas, y queda operativo en unos minutos. Funciona con pilas (de 2 a 8 años según el uso) y con su propia conexión celular de bajo consumo: sin Wi-Fi, sin cables y sin móvil para el operario, que ficha con su tarjeta NFC personal. Como el dispositivo está en una pared concreta, cada fichaje demuestra que la tarjeta estuvo en el centro.

Un límite que conviene conocer: una tarjeta se puede prestar. Por eso, en los puestos más sensibles, se combina con el sistema siguiente.

Código QR rotativo

SafeQod muestra un código QR que se renueva cada 10 minutos por defecto: la foto enviada a un compañero caduca antes de servir de algo. El operario lo escanea con la cámara de su móvil, sin instalar ninguna aplicación. En Ubiqod puedes además:

• asociar cada móvil a un usuario, para que nadie fiche por otro desde su propio teléfono (desactívalo si los teléfonos se comparten);
• fijar un plazo límite entre el escaneo y el envío del formulario, para que un código no se use más tarde;
• pedir una foto del entorno a intervalos aleatorios, teniendo en cuenta el RGPD.

SafeQod es resistente al agua y se puede instalar en exteriores. Por debajo de 5 °C, su pantalla de tinta electrónica se pone en pausa hasta que sube la temperatura.

Móvil en modo quiosco

Un móvil Android fijado a la pared, o en manos de un encargado, registra los fichajes del equipo con un código PIN o una credencial QR personal. Este modo funciona con Wi-Fi.

Cómo elegir tu sistema

• Alimentación: ¿enchufe, pilas o el móvil del operario?
• Conectividad: ¿la red del cliente, Wi-Fi o una conexión propia del dispositivo?
• Identificación: ¿tarjeta nominativa, código personal o móvil asociado al trabajador?
• Prueba de presencia: ¿se puede fichar a distancia con una foto del código o una ubicación falseada?
• Integración: ¿llegan los fichajes a tu software de nóminas o de planificación sin volver a teclearlos?

Si el fraude es tu principal preocupación, lee también nuestra guía sobre la prueba de presencia en el puesto.

Del control de presencia al registro de jornada

Los fichajes llegan a Ubiqod. Puedes seguirlos en tiempo real en el módulo View, exportarlos en CSV o enviarlos automáticamente a Google Sheets o a tu software de nóminas y planificación. Las alertas y notificaciones las gestiona uno de nuestros software asociados (en inglés).

El fichaje también ayuda a la seguridad de quien trabaja solo. Si alguien ha fichado la entrada en un centro aislado, pero no la salida pasado un tiempo razonable, puede que tenga un problema: el software asociado puede avisar a su responsable. No sustituye a un dispositivo de protección para trabajadores aislados: es una red de seguridad más, construida con datos que ya recoges.

Si subcontratas la limpieza o la seguridad

Como cliente, pagas por horas de presencia en tus instalaciones. Puedes pedir a tu proveedor:

• fichajes hechos en tu centro y vinculados a una persona, en lugar de una hoja firmada;
• una exportación periódica de las horas de presencia, para compararla con las horas facturadas;
• una explicación clara de lo que impide fichar a distancia o fichar por otro.

Preguntas frecuentes

¿Control de presencia y control horario son lo mismo?

No exactamente. El control horario registra cuándo empieza y termina la jornada. El control de presencia comprueba además que la persona está en el puesto. Un fichaje hecho en el propio centro cubre las dos cosas.

¿Sirve el GPS como control de presencia?

No por sí solo. La ubicación de un móvil se puede falsear y no indica quién tiene el teléfono en la mano.

¿Hace falta Wi-Fi en el centro del cliente?

Depende del sistema. Los dispositivos TaqtOne usan su propia conexión celular de bajo consumo y no necesitan Wi-Fi ni cables.